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安徽乐邦慈善基金会 档案管理办法 （2018修订）
第一章 总 则
第一条 为遵守《基金会管理条例》和《安徽乐邦慈善基金会章程》，完善基金会的管理制度，规范秘书处的档案管理，特制定本办法。
第二条 基金会各类文件资料，统一由基金会秘书处分类管理，随时收发，随时登记。
第三条 基金会工作人员应了解业务、掌握文件材料的归档范围，并保证经办文件的完整（各种附件一律不准抽存），认真执行归档制度；工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章 档案范围、收集及保存
第四条 基金会资料形式分电子档材料及纸质文件，分别由基金会秘书处、基金会财务人员保管。
第五条 基金会纸质文件档案范围及保存情况如下：
（一）财务资料由基金会财务人员汇集及保管，包含付款凭证、付款申请单等；
（二）以下纸质资料由秘书处汇集及保管：
1、 本基金会证件、设立登记、变更、备案、章程、工作计划、网站申请备案等基础文件资料；
2、 本基金会与有关单位往来的文件及相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
3、 本基金会与有关单位或机构签订的合同、协议等文件；该文件应分类编制编号。
4、 本基金会项目结项资料（包括装订成册的文件、电子版的文件）；
5、 本基金会大事记、荣誉证书、奖杯等。
第六条 基金会应将所有电子档文件进行存储，具体档案范围及保存情况如下：
（一）财务资料由基金会财务人员汇集及保管，如每月的财务申报表，免税资格申请等资料；
（二）理事会和项目评审委员会的会议材料，包括会议通知、会前资料、会议决议、会议纪要、照片、视频等，由秘书处整理归档；
（三）各机构向本基金会申请资助的项目资料及项目评审委员会评审的项目资料，由项目主管汇集并提交秘书处，再由秘书处归类建档并编制项目编号；
（四）基金会工作人员外出学习、考察、调差研究、参加相关部门召开的会议等活动后，应将活动或会议的主要文件资料交由秘书处备案。 每月的项目评审会议资料、视频等当月存储一次，其他项目文件、合同等一个月整理并保存一次，尽量减少移动硬盘的使用频率。
第七条基金会规章制度、项目评审委员会资料、会议资料（不含视频）项目及合同资料等，由秘书处更新完善，存储于基金会秘书处，秘书处有更新权限。
第三章 档案查阅和借用
第八条 建立和完善档案借阅流程。因工作需要，查阅和借用基金会的档案资料须经基金会审批，证照类电子版不可外传，但允许提供该证复
第九条 基金会档案查阅，一般不能将档案带离秘书处，特殊情况需借出者需提交借条，审批后方可使用，并及时归还。
